Класифікація справ і експертиза цінності

Не починайте зі знищення

Курс складається з чотирьох текстових уроків і підсумкового тесту для працівників архівів і ЦНАП, які ведуть контрольні документи в Lawestro. Усі установи, справи, файли й реквізити тут вигадані, а вправи виконують на синтетичних описах. Курс не звертається до реальних реєстрів, не підписує документів, не надсилає звернень і не передає секретів. Долю документа визначає уповноважена особа, а Lawestro готує структуру, чернетки й перевірювані записи.

Класифікатор ШІ пропонує категорію, але не проводить експертизу цінності замість уповноважених осіб. Спочатку визначте функцію документа, його статус, вид справи і застосовний перелік, а вже потім переходьте до строку. Для типових документів перевіряйте чинну редакцію наказу №578/5, галузеві правила та спеціальні строки, зокрема податкові. Дата створення файлу не завжди є подією, від якої обчислюють строк.

Робоча структура тримається на полях:

• правова підстава
• початок відліку
• заборона знищення
• рішення експертної комісії

Працюйте у два проходи, спершу визначаючи клас без числа строку, а потім звіряючи відповідну позицію чинного переліку та примітки вручну. Перед класифікацією складіть паспорт кожного документа з коротким змістом, завершеністю та пов’язаними справами.

Завершення строку саме собою не дорівнює дозволу на видалення. Не переносьте число років із моделі або зі старої редакції переліку і не скорочуйте мінімальний строк через брак місця. Помилка OCR у назві файлу не змінює функції документа, тому її виправляють до рішення комісії. Остаточний висновок про знищення чи подальше зберігання оформлює уповноважена особа, а не чат.

Розібраний приклад

У вигаданому архіві сектору-077 зібрано чотири документи: наказ про прийняття працівника, договір постачання з невирішеним спором, чернетку листа і затверджений протокол. OCR назвав усі чотири файли «листуванням», бо модель орієнтувалася на перший абзац, а не на функцію та підписаний статус. Така помилка змішує кадровий наказ із листуванням і стирає межу між чернеткою та затвердженим протоколом.

Правильний запис для рядка номенклатури виглядає так: «Наказ про прийняття працівника — кадрові документи; клас визначено без числа строку; підстава — позиція чинного переліку, звірена вручну; початок відліку — уточнити за подією; заборона знищення — не встановлена; рішення експертної комісії — потребує оформлення». Договір потрапляє до договірної справи з позначкою незавершеного спору, протокол — до управлінських документів, а для чернетки перевіряють самостійне доказове значення і правила установи. У колонці строку стоїть перевірена підстава, а не число від моделі.

Хибний запис коротший: «Листування — зберігати безстроково, модель підтвердила». Тут OCR-клас підмінив функцію, слово «безстроково» не має перевіреної підстави, а підпис моделі не замінює рішення експертної комісії. Для договору окремо фіксують обмеження знищення на час правомірного збереження доказів.

Зробіть самостійно

Завдання. Складіть чотири рядки номенклатури для навчальної колекції та маршрут погодження кожного рядка.

Запит до Lawestro. «Класифікуй чотири синтетичні описи за функцією, відокрем затверджений документ від чернетки. Створи поля для правової підстави, початку відліку, заборони знищення та рішення експертної комісії. Не вигадуй номерів статей і років зберігання».

Типова помилка. вважати дублетом єдиний підписаний примірник або переносити стару редакцію переліку без перевірки дати.

Самоперевірка:

1. У кожного рядка є функція і підстава.
2. Жодне число строку не взято з моделі.
3. Чернетка відокремлена від затвердженого протоколу.
4. Для договору видно обмеження знищення на час спору.

Практика у Lawestro

Вхід: в архіві наказ про прийняття працівника, договір постачання з невирішеним спором, чернетка листа й затверджений протокол; OCR назвав усі чотири файли «листуванням».

У «Файлах» створіть теку для синтетичної колекції сектору-077 і надішліть запит: «Класифікуй чотири синтетичні описи за функцією, відокрем затверджений документ від чернетки. Створи поля для правової підстави, початку відліку, заборони знищення та рішення експертної комісії. Не вигадуй номерів статей і років зберігання». Далі уточніть: «Зроби два проходи: спочатку клас без строку, потім поле строку зі статусом перевірки; збережи файлом Сектор-077_Номенклатура.md».

Відкрийте «Сектор-077_Номенклатура.md» і перевірте, чи не злиті чернетка й затверджений протокол, чи має поле строку статус «перевірити за чинним переліком» і чи зафіксоване обмеження знищення для договору.

САМОПЕРЕВІРКА
чотири рядки номенклатури на місці; клас визначений без числа строку; поле строку має статус «перевірити за чинним переліком»; для договору зафіксоване обмеження знищення на час спору.