Класифікація справ і експертиза цінності

Не починайте зі знищення

Класифікатор ШІ пропонує категорію, але не проводить експертизу цінності замість уповноважених осіб. Потрібно визначити функцію документа, його статус, вид справи і застосовний перелік. Для типових документів перевіряйте чинну редакцію наказу №578/5, галузеві правила та спеціальні строки, зокрема податкові. Дата створення файлу не завжди є подією, від якої обчислюють строк. Завершення строку саме собою не дорівнює дозволу на видалення.

Навчальна колекція

У вигаданому архіві є наказ про прийняття працівника, договір постачання з невирішеним спором, чернетка листа і затверджений протокол. OCR назвав усі чотири файли «листуванням». Причина помилки зрозуміла: модель орієнтувалася на перший абзац, а не функцію та підписаний статус. Перед класифікацією складіть паспорт кожного документа з коротким змістом, завершеністю та пов’язаними справами.

Метод і запит

Працюйте у два проходи. Спершу визначайте клас без строку, потім вручну звіряйте відповідну позицію чинного переліку і примітки. Запит: «Класифікуй чотири синтетичні описи за функцією, відокрем затверджений документ від чернетки. Створи поля для правової підстави, початку відліку, заборони знищення та рішення експертної комісії. Не вигадуй номерів статей і років зберігання».

Опрацьований результат

Наказ потрапляє до кадрових документів, договір — до договірної справи з позначкою незавершеного спору, протокол — до управлінських документів. Для чернетки перевіряють самостійне доказове значення і правила установи. У колонці строку стоїть перевірена підстава, а не число від моделі. Для договору окремо зафіксовано обмеження знищення на час правомірного збереження доказів.

Вправа і перевірка

Складіть чотири рядки номенклатури та маршрут погодження. Порівняйте результат з оригінальними описами. Перевіряйте не лише строк, а й повноту справи, доступ, резервну копію та оформлення рішення. Типові помилки: вважати дублетом єдиний підписаний примірник, скорочувати мінімальний строк через брак місця або переносити стару редакцію переліку без перевірки дати.